Hírek

Egyéb hírek - 2020. október 26, hétfő

„A kar jövőjével kapcsolatos elképzelések indokolták az átalakítást” - új struktúrában működik a Dékáni Hivatal

Átalakult a Dékáni Hivatal struktúrája, a csoportok, a hivatalok és az irodák osztályokba rendeződtek. Az öt osztály élén ismert, korábban más pozíciót betöltött munkatársak, és egy új vezető áll. Az átalakítás okáról, jövőbeni hatékonyságáról is beszélgettünk Varga Zsuzsannával, a Dékáni Hivatal vezetőjével, aki átmenetileg az egyik osztályt is irányítja.

 

Schweier Rita írása

 

- Dékán úr és a dékáni vezetés új, a kar jövőjével kapcsolatos elképzelései indokolták az átalakítást, új feladat-és munkakörök, új egységek létrehozásával. Az a struktúra, ami működtette eddig az adminisztrációt, már nem bizonyult megfelelőnek az új, innovatív, kreatív célok eléréséhez, amik a kar stratégiájában is megfogalmazódtak. Emellett úgy gondolom, hogy alapvetően is fontos időközönként megújítani egy szervezetet, és ennek eljött az ideje. A korábbi struktúra öt-hat éve alakult ki, a változtatásban fejlődést, előrelépést látok. Bízom abban, hogy sikerült olyan munkatársakat találnunk a különböző feladatkörökre, akikben megvan a megfelelő kitartás és erő azok elvégzéséhez, és megfelelő kvalitásokkal rendelkeznek ahhoz, hogy közösen elérjük a céljainkat. Ez egyébként egy hosszas folyamat volt, régóta kerestem a megfelelő embereket a különféle posztokra, figyeltem, ki lehet ezekre alkalmas, és azon voltam, hogy a betanításukkal segítsem őket a fejlődésben, a váltásban.

- Miért éppen ez a forma, az osztállyá alakulás lehet hatékony az új elképzelések megvalósításához?

- A korábbi tíz iroda, vagy inkább egység feladatkörében voltak átfedések, párhuzamosságok, de mivel tízen voltak, meglátásom szerint nem volt elegendő időnk arra, hogy – egymás munkáját segítve – kialakítsunk ebben közös metszeteket. Az osztályok kialakításával, a szervezeti egységek tematikus egyberendezésével abban bízom, hogy ez sokkal egyszerűbbé és hatékonyabbá válik. Kialakult például egy graduális és posztgraduális oktatással foglalkozó rész - ez az Oktatástámogatási, Fejlesztési és Habilitációs Osztály -, ami közvetlenül azokat az egységeket fogja össze, amik az ezzel kapcsolatos területekkel foglalkoznak. Egy osztályvezető irányítása mentén az információáramlás, a kommunikáció gördülékenyebb lehet, és jobban szolgálja a haladást a korábbi struktúránál. A hallgatói szolgáltató irodákat is egy csoportba rendeztük – amik ugyancsak a hallgatók kiszolgálására jöttek létre, csak épp nem tanulmányi oldalról -, a Hallgatói Szolgáltatói Osztály alá. Ezek az egységek eddig is szorosan együttműködtek, de nem volt az élükön egy olyan vezető, aki szintetizálja a tudást, megszünteti a párhuzamosságokat, racionalizálja a működésüket. Egy ilyen vezető által jobban tudjuk az erőforrásokat is összpontosítani.

- Az öt osztály közül kettőt említettünk, a másik három: a Marketing és Kommunikációs Osztály, a Minőségirányítási és Intézményfejlesztési Osztály, valamint ide sorolható a Dékáni Titkárság is. Mindegyik élére sikerült vezetőket találni, már csak az Oktatástámogatási, Fejlesztési és Habilitációs Osztály van vissza.

- Valóban, annak a vezetését egyelőre én látom el. A Tanulmányi Hivatalban is volt vezetőváltás, már csak ezért is nehéz volt megtalálni ennek az osztálynak az élére a megfelelő embert. Az oktatás a fő pillére a karnak, az ezt összefogó egység nagy, és egyelőre nem leltem rá arra a szakmailag kompetens személyre, aki ezt a területet átlátja és koordinálja. Remélem, egy éven belül ez is sikerülni fog.

- Miként érzékelik majd a változást a hallgatók, az oktatók és a munkatársak?

- A hallgatók ugyanoda mennek be, ugyanazzal az ügyintézővel kommunikálnak, akivel korábban, ebben a vonatkozásban tehát nem érinti őket. Az azonban már igen, hogy még jobb lesz az ügyfélszolgálat, racionalizálni tudunk munkafolyamatokat, és ezáltal gyorsabban tudjuk kiszolgálni őket. A központi csomagpontot is ezért hoztuk létre, ennek a nyitva tartása is különbözik az irodákétól. Az oktatóknak és a munkatársaknak vélhetően többletet jelent majd a más irányú szervezettség, az összefogás, és a más jellegű képviselete a különféle irodáknak.

- Mennyi idő elteltével lehet majd érezni az átalakítás valódi hatását?

- Az új rendszert már a nyáron elkezdtük működtetni, de előtte is sokat beszélgettünk róla, így megalapozott elképzeléseken alapul. A hatását én már most érzékelem, de azért szükség van még fél-egy évre ahhoz, hogy ez az elégedettség másokban is megfogalmazódjon. Idő kell ahhoz is, hogy minden munkatárs megtalálja a helyét benne, belakja a munkakörét, megismerje az új helyzetet, az új vezetőket, akiknek jelentős az elkötelezettségük, a vezetői skilljeik fejlesztésével kapcsolatos tanulni vágyásuk, amit szervezett képzéssel támogatunk is. Bízom abban, hogy minőségi, pozitív változásként értékelik majd ezt az átalakítást a hallgatók, az oktatók és a munkatársak is.

Hírarchívum